Persondatapolitik
PERSONDATAPOLITIK
Generelt
1.0 Denne politik om behandling af personoplysninger ("Persondatapolitik") beskriver, hvorledes Neptun Apotekerne ("Apoteket", "os", "vores", "vi") indsamler og behandler oplysninger om dig.
1.1 Persondatapolitikken gælder for personoplysninger, vi behandler om dig, når du handler på Apoteket, eller når du besøger vores hjemmeside https://www.neptunapotek.dk ("Hjemmesiden").
1.2 Apoteket er dataansvarlig for dine personoplysninger. Al henvendelse til Apoteket, der vedrører vores behandling af dine personoplysninger, skal ske via kontaktoplysningerne anført under punkt 9 i denne Persondatapolitik.
Hvilke personoplysninger indsamler vi til hvilke formål, og hvad er retsgrundlaget for behandlingen
2.0 Vi behandler altid dine personoplysninger i overensstemmelse med denne Persondatapolitik og i henhold til den til enhver tid gældende lovgivning, som vi er underlagt.
2.1 Apoteket er videoovervåget, og vi gemmer vores billedmateriale i henhold til de gældende regler herom.
2.1.0 Formålet er at skabe tryghed og sikkerhed for dig som kunde samt de ansatte på Apoteket, ligesom videoovervågningen også har et kriminalitetsforebyggende formål. Overvågningen foretages ved hjælp af kameraer, som er placeret i kunderummet. I kunderummet er opsat synlige skilte/piktogrammer, der oplyser om videoovervågningen.
2.1.1 Retsgrundlaget for behandlingen er vores legitime interesse i at opretholde sikkerheden for vores kunder og ansatte og forebygge kriminelle handlinger, jf. Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.
2.2 Når du køber håndkøbsmedicin og øvrige varer på Apoteket indsamler vi ikke oplysninger om dig, uanset om du betaler kontant eller med betalings- eller kreditkort.
2.3 Når du køber receptpligtig medicin på Apoteket behandler vi oplysninger om dit navn, adresse, CPR-nummer, recepter og de lægemidler, du køber. Oplysninger indsamles fra og registreres i Fælles Medicinkort (FMK) samt Det Centrale Tilskudsregister (CTR), herunder om du er berettiget til tilskud fra regioner og/eller kommuner. Endvidere sker behandlingen, hvis du er medlem af Sygeforsikring "danmark".
2.3.0 Formålet er at sikre din identitet og udlevere den korrekte medicin, samt at sikre dig de tilskud du er berettiget til, og at opfylde vores sundhedsretlige forpligtelser.
2.3.1 Retsgrundlaget for behandlingen er, (1) at den er nødvendig for, at vi kan opfylde aftaler indgået med dig, jf. Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b samt (2) for at vi kan overholde vores sundhedsretlige forpligtelser, jf. Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c og artikel 9, stk. 2, litra h, samt Databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, jf. Apotekslovens § 11, stk. 1, nr. 8, Sundhedslovens afsnit X og XI med tilhørende bestemmelser samt Sundhedslovens § 42c og § 157, stk. 5.
2.4 Hvis du indleverer en recept, som vurderes at være falsk, vil vi indberette oplysningerne angivet på recepten til en til formålet særligt oprettet database administreret af Danmarks Apotekerforening. Oplysningerne, vi indberetter, omfatter oplysninger om navn og ydernummer på den læge, hvis recept er blevet forfalsket samt oplysninger om navn, CPR-nummer, adresse, ordineret mængde og præparat på den kunde, hvis navn fremgår af den falske recept.
2.4.0 Formålet er at forhindre svig og fejlmedicinering.
2.4.1 Retsgrundlaget for behandlingen af falske recepter er, at vi kan overholde vores sundhedsretlige forpligtelser, jf. Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c og artikel 9, stk. 2, litra h, samt Databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, jf. bekendtgørelse om recepter og dosisdispensering af lægemidler.
2.5 Når du bestiller Schengen-attester ("pillepas") indsamler vi oplysninger om præparat/lægemiddel, rejsens tidspunkt og periode, dagligt forbrug af præparatet, personlige informationer, herunder oplysninger om pasnummer, oplysninger om den læge der har udstedt din recept samt afhentningsapotek.
2.5.0 Formålet med indsamlingen af oplysningerne er at kunne udstede det bestilte pillepas, så du i forbindelse med din rejse kan dokumentere, at den medbragte medicin er til eget forbrug.
2.5.1 Retsgrundlaget for behandlingen er, at vi kan overholde vores sundhedsretlige forpligtelser, jf. Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c og artikel 9, stk. 2, litra h, jf. Apotekslovens § 11, stk. 1, nr. 10.
2.6 Når du modtager sundheds- og rådgivningsydelser på apoteket som f.eks. medicinsamtaler, tjek på inhalation og compliancesamtale indsamler vi oplysninger om dit navn og din fødselsdato samt datoen for udførelsen af ydelsen.
2.6.0 Formålet med indsamlingen af dine oplysninger er nødvendig af hensyn til at kunne tilbyde dig den rådgivning, du efterspørger, samt at kunne dokumentere ydelsen over for myndighederne.
2.6.1 Retsgrundlaget for behandlingen er, at vi kan overholde vores sundhedsretlige forpligtelser, jf. Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c og artikel 9, stk. 2, litra h, jf. Apoteksloven § 11, stk. 1, nr. 15. Ydelsen ”Tjek På Inhalation” er dog baseret på dit samtykke, jf. Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a og artikel 9, stk. 2, litra a.
2.7 Når du besøger Hjemmesiden indsamler vi automatisk oplysninger om dig og din brug af Hjemmesiden. Dette er f.eks. oplysninger om din IP-adresse, hvilken type browser du bruger, log-in og informationer om din computer. Vi indsamler disse oplysninger ved hjælp af cookies og lignende teknologier. Vi bruger kun cookies – udover nødvendige cookies – hvis du har givet dit samtykke hertil. Du kan få yderligere informationer her: (www.neptunapotek.dk/serviceydelser/cookiedeklaration)
2.7.0 Formålet er at forfølge vores legitime interesser i at levere relevant og målrettet markedsføring og hjemmesideindhold, optimere brugeroplevelsen og hjemmesidens funktioner, samt at kunne registrere hvor lang tid besøgende er på Hjemmesiden.
2.7.1 Retsgrundlaget for behandlingen er Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.
2.8 Når du tilmelder dig vores nyhedsbrev indsamler vi oplysninger om din e-mailadresse.
2.8.0 Formålet er at forfølge vores legitime interesser i at sende dig relevant markedsføring.
2.8.1 Retsgrundlaget for behandlingen er baseret på dit samtykke, jf. Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a.
2.9 Kundetilfredshedsundersøgelser
2.9.0 Formålet Vi foretager diverse kundeundersøgelser, med henblik på at forbedre vores services til dig. I sådanne tilfælde vil vi behandle din e-mail, samt de svar du eventuelt måtte afgive i forbindelse med den relevante kundeundersøgelse.
2.9.1 Retsgrundlaget herfor er vores legitime interesse i at kunne udsende kundetilfredshedsundersøgelser jf. Databeskyttelses-forordningen artikel 6 stk. 1, litra f.
Hvor har vi dine personoplysninger fra
3.0 De fleste af dine personoplysninger får vi fra dig selv, når du besøger eller handler på Apoteket eller besøger vores hjemmeside.
3.1 Vi indsamler også personoplysninger om dig fra tredjeparter, herunder; i) FMK om dine lægemiddelordinationer, ii) din læge eller tandlæge i forbindelse med udstedelse af recepter; iii) kommuner med henblik på ydelse af tilskud.
Modtagere af personoplysninger
4.0 Oplysninger indsamlet i forbindelse med optagelser fra overvågningskameraer, jf. punkt 2.2 kan videregives til politiet i kriminalitetsopklarende øjemed.
4.1 Oplysninger indsamlet i forbindelse med dit køb af receptpligtig medicin videregiver vi til FMK, CTR og Lægemiddelstatistikregisteret, kommuner og/eller regioner i det omfang, du er berettiget til tilskud samt Sygeforsikring "danmark", hvis du er medlem.
4.2 Oplysninger om falske recepter, jf. punkt 2.5 videregiver vi til Danmarks Apotekerforening, der som selvstændig dataansvarlig har oprettet en til formålet særskilt database, som er anmeldt til Datatilsynet. Formålet med databasen er at kunne gribe ind over for svig og fejlmedicinering/overforbrug. Databasen er således oprettet af hensyn til brugerens tarv. Alle apoteker i Danmark har adgang til databasen med henblik på varetagelse af formålet med databasen.
4.3 Dine personoplysninger kan overlades til eksterne samarbejdspartnere, der behandler oplysningerne på vores vegne. Vi anvender eksterne samarbejdspartnere, så som apoteker der laver dosispakning af medicin til kunder, og udbudere af vores IT-system. Du kan finde en oversigt over vores til enhver tid anvendte databehandlere her:
Datapharm, herunder NNIT
Pharmakon
Apovac
Danmarks Apotekerforening, herunder Global Connect A/S, Valtech A/S, EG samt EG Visma
FMK (Fælles medicinkort), Sundhedsdatastyrelsen
CTR (Centrale tilskudsregister), Lægemiddelstyrelsen
Lindpro - Videoovervågning IVMS
Maze and Partners A/S
Ørskov Gruppen
Vojens Apotek
Disse samarbejdspartnere er databehandlere og behandler oplysningerne under vores instruks. Databehandlerne må ikke anvende oplysningerne til andet formål end opfyldelse af aftalen med os, og de er underlagt fortrolighed om disse. Vi har indgået skriftlige databehandleraftaler med alle databehandlere, der behandler personoplysninger på vores vegne.
4.4 Oplysninger indsamlet ved hjælp af cookies og lignende teknologier kan blive delt med tredjeparter. Vi opfordrer dig til at gennemgå vores Cookiepolitik og cookieindstillinger, der er tilgængelige på Hjemmesiden, for at få yderligere information om disse tredjeparter.
Overførsler til tredjelande
5.0 Vi overfører ikke dine oplysninger til modtagere udenfor EU og EØS, medmindre vi har sikret overholdelse af Databeskyttelsesforordningens kapitel V.
5.1 Nogle af vores leverandører er etableret uden for EØS, herunder i USA, så deres behandling af dine oplysninger vil indebære en overførsel af data uden for EØS. For at sikre, at dine oplysninger nyder tilstrækkelig beskyttelse, har vi sikret os, at der er implementeret sikkerhedsforanstaltninger, som muliggør overførslen, herunder hvor EU-Kommissionen har fastslået, at det pågældende tredjeland har et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau; eller ved brug af EU-Kommissionens godkende Standardkontraktbestemmelser (”SCCs”), som giver oplysninger en, i det væsentligste, tilsvarende beskyttelse, som i Europa.
Yderligere information om databehandlere:
6.0 Hvis du ønsker yderligere information om vores databehandlere, der er etableret uden for EØS, og de sikkerhedsforanstaltninger, der er etableret for at muliggøre overførslen af personoplysninger, kan du henvende dig til os.
Sletning af dine personoplysninger
7.0 Identitets- og transaktionsdata (bogføringsbilag) slettes hos os af hensyn til bogførings- og skattemæssige forpligtelser 5 år efter udløbet af det år, hvortil oplysningerne knytter sig.
7.1 Oplysninger indsamlet i forbindelse med optagelser fra overvågningskameraer, jf. punkt 2.1, opbevares generelt i op til 30 dage, hvorefter de slettes.
7.1.0 I tilfælde af, at optagelserne skal bruges i forbindelse med efterforskning af en mulig forbrydelse, vil optagelserne blive opbevaret, indtil efterforskningen samt sagen er afsluttet, eller indtil optagelserne ikke længere er nødvendige eller er af betydning for efterforskningen eller sagen generelt. I disse situationer vil optagelserne også, i det omfang det er nødvendigt, blive videregivet til politiet.
7.2 Oplysninger indsamlet i forbindelse med udlevering af receptpligtig medicin, jf. punkt 2.3, slettes hos os [senest 3 år efter udlevering, dette slettes løbende af vores dataudbyder]. Lovkrav gør dog, at oplysninger om receptkøb af AP4 lægemidler (narko) som indgår i vores narkoregnskab skal gemmes i 5 år.
7.3 Oplysninger indsamlet i forbindelse med bestilling af pillepas, jf. punkt 2.5, slettes hos os [efter 5 år, i starten af hvert kalenderår].
7.4 Oplysninger indsamlet i forbindelse med sundheds- og rådgivningsydelser, jf. punkt 2.6, slettes hos os [efter 5 år, i starten af hvert kalenderår].
7.5 Oplysninger indsamlet om din brug af Hjemmesiden, jf. pkt. 2.7: Der indsamles kun personhenførbare data, hvis man bruger bestillingsmodulet. Dette ligger på Apotekerens hjemmeside og information om hvornår data slettes kan ses der.
7.6 Oplysninger indsamlet i forbindelse med din tilmelding til vores nyhedsbrev, jf. punkt 2.8, slettes hos Apotekerforeningen 2 år efter nyhedsbrevet afmeldes, de sletter 2 gange om året.
7.7 Oplysninger kan opbevares i en længere periode, hvis vi er forpligtet hertil ved lov, eller hvis opbevaring er nødvendigt for at retskrav kan fastslås, gøres gældende eller forsvares.
Dine rettigheder
8.0 Med henblik på at skabe åbenhed omkring behandlingen af dine oplysninger oplyser vi dig i dette afsnit om dine rettigheder efter Databeskyttelsesforordningen.
8.1 Retten til indsigt
8.1.0 Du er til enhver tid berettiget til at anmode os om oplysning om blandt andet hvilke oplysninger, vi har registreret om dig, hvilket formål registreringen tjener, hvilke kategorier af personoplysninger og modtagere af oplysninger der evt. måtte være, samt oplysning om hvor fra oplysningerne stammer.
8.1.1 Du har ret til at få udleveret en kopi af de personoplysninger, som vi behandler om dig. Hvis du ønsker en kopi af dine personoplysninger, skal du sende en skriftlig anmodning til os på neptun@apoteket.dk. Du kan blive bedt om at dokumentere, at du er den, du giver dig ud for at være.
8.2 Retten til berigtigelse
8.2.0 Du har ret til at få urigtige personoplysninger om dig selv berigtiget af os. Såfremt du bliver opmærksom på, at der er fejl i de oplysninger, som vi har registreret om dig, opfordres du til at rette skriftlig henvendelse til os, så oplysningerne kan blive korrigeret.
8.3 Retten til sletning
8.3.0 Du har ret til at få alle eller visse af dine personoplysninger slettet af os, fx hvis du tilbagekalder et samtykke, du har givet til os, og vi ikke har et andet retsgrundlag for at fortsætte behandlingen. I det omfang en fortsat behandling af dine oplysninger er nødvendig, fx for at vi kan overholde vores retlige forpligtelser, eller for at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, er vi ikke forpligtede til at slette dine personoplysninger.
8.4 Retten til at begrænse behandlingen til opbevaring
8.4.0 Du har i visse tilfælde ret til at få begrænset behandlingen af dine personoplysninger til kun at bestå af opbevaring, fx hvis du mener, at de oplysninger, vi behandler om dig, ikke er korrekte.
8.5 Retten til indsigelse
8.5.0 Du har til enhver tid ret til af grunde, der vedrører din personlige situation at gøre indsigelse mod den behandling af dine personoplysninger, som vi foretager på grundlag af vores legitime interesser.
8.5.1 Hvis vi på baggrund af en kvalificeret interesseafvejning kan påvise vægtige legitime grunde til behandlingen, er vi berettiget til at fortsætte med at behandle dine personoplysninger.
8.6 Retten til at trække dit samtykke tilbage
8.6.0 Er behandlingen af dine personoplysninger baseret på dit samtykke har du til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage ved at rette skriftlig henvendelse til os.
8.6.1 Hvis du vælger at trække dit samtykke tilbage, påvirker det ikke lovligheden af vores behandling af dine personoplysninger på baggrund af dit tidligere meddelte samtykke og op til tidspunktet for tilbagetrækningen.
8.7 Retten til dataportabilitet
8.7.0 Du har i visse tilfælde ret til at få personoplysninger, som du selv har givet os, udleveret i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format og har ret til at overføre disse oplysninger til en anden dataansvarlig. De fleste personoplysninger på Apoteket er dog tilgængelige for alle apoteker gennem offentlige sundhedssystemer, hvorfor dataportabilitet ofte ikke er relevant.
8.8 Retten til at klage til Datatilsynet
8.8.0 Er du ikke enig i vores behandling af dine personoplysninger har du til enhver tid ret til at indgive en klage til Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby; www.datatilsynet.dk, over vores behandling af dine personoplysninger. Klage kan blandt andet indgives på mail dt@datatilsynet.dk eller telefon +45 33 19 32 00.
Hvis du søger job hos Neptun Apotek
9.0 Når du søger om et job hos os, behandler vi dine personoplysninger i forbindelse med rekrutteringsprocessen. Vi anbefaler, at din ansøgning ikke indeholder CPR-nummer eller følsomme personoplysninger, som fx personoplysninger der afslører racemæssig eller etnisk baggrund, religion, fagforeningsmedlemskab, seksualitet eller helbredsoplysninger.
9.1 Typer af personoplysninger
9.1.0 Vi kan indsamle, behandle og opbevare følgende typer af personoplysninger om dig:
9.1.0.1 Kontaktoplysninger som navn, e-mailadresse og telefonnummer.
9.1.0.2 Oplysninger der fremgår af ansøgning, CV og eventuelle bilag.
9.1.0.3 Relevant information der er offentligt tilgængeligt på internettet og sociale medier, herunder særligt information om tidligere ansættelsesforhold, aktiviteter, kompetencer, performance og generel fremtræden
9.1.0.4 Referencer fra tidligere og/eller nuværende arbejdsgivere som du har angivet i din ansøgning, eller som du har givet samtykke til, at vi kan kontakte
9.1.0.5 Helbredsoplysninger, hvis den stilling, du har søgt, stiller særlige krav til helbredsmæssige forhold
9.1.0.6 Øvrige oplysninger du giver os i forbindelse med rekrutteringsprocessen
9.1.1 Formål Dine personoplysninger vil blive anvendt til at vurdere, om vi ønsker at tilbyde dig en stilling hos os.
9.1.2 Behandlingsgrundlag Vi behandler dine personoplysninger på et eller flere af nedenstående grundlag:
9.1.2.1 Legitime interesser: Vi kan behandle dine personoplysninger på baggrund af vores legitime interesse i at vurdere, om vi ønsker at tilbyde dig ansættelse, herunder på baggrund af de oplysninger, du giver i CV, ansøgning og eventuelle bilag, på baggrund af relevante oplysninger der er offentligt tilgængelige på internettet og sociale medier, referencer fra referencepersoner, du har angivet i din ansøgning, og øvrige oplysninger, du giver os i forbindelse med rekrutteringsprocessen, herunder, hvis det er relevant, din straffeattest. Behandlingen kan også være nødvendig for vores legitime interesse i at forsvare eller gøre retskrav gældende (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f)
9.1.2.2 Samtykke: Hvis ikke vi kan tilbyde dig et job, vil vi i nogle tilfælde gerne have lov til at opbevare din ansøgning til et senere tidspunkt. Dette gør vi kun, hvis du har givet dit forudgående samtykke hertil (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a).
9.1.2.3 I særlige tilfælde kan den stilling, du har søgt, stille krav til helbredsmæssige forhold, som vi ud fra en konkret vurdering er nødt til at kende til, før vi kan tilbyde dig stillingen. I disse tilfælde vil vi indhente dit udtrykkelige samtykke forud for behandlingen af dine følsomme personoplysninger (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a og artikel 9, stk. 2, litra a)
9.2 Opbevaringsperiode
Hvis du bliver tilbudt en stilling hos os, vil din ansøgning samt yderligere relevante personoplysninger, der indsamles i forbindelse med ansættelsesproceduren, blive opbevaret i din personalemappe hos os.
Hvis du ikke tilbydes en stilling, opbevarer vi din ansøgning og eventuelle yderligere personoplysninger, der indsamles i forbindelse med ansættelsesproceduren, i en periode på 6 måneder efter vores afslag, medmindre du har givet dit samtykke til en længere opbevaring af sådanne personoplysninger.
Du kan til enhver tid tilbagekalde eventuelle samtykker, som du måtte have afgivet som led i vores ansættelsesprocedure. Tilbagekaldelse af dit samtykke vil have virkning for den fremtidige behandling af dine personoplysninger, men påvirker ikke lovligheden af den behandling, der er baseret på samtykket inden tilbagekaldelsen. Hvis du ønsker at tilbagekalde dit samtykke, kan du kontakte os som angivet nedenfor.
Sikkerhed
10.0 Vi har gennemført passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger mod, at personoplysninger hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes, ændres eller forringes samt mod, at de kommer til uvedkommendes kendskab eller misbruges.
10.1 Kun medarbejdere, der har et reelt behov for at få adgang til dine personoplysninger med henblik på at kunne udføre deres arbejde, har adgang til disse.
Kontaktoplysninger
11.0 Apoteket er dataansvarlig for de personoplysninger, som indsamles på Apoteket eller på Hjemmesiden.
11.1 Hvis du har spørgsmål eller bemærkninger til denne Persondatapolitik eller ønsker du at gøre brug af en eller flere af dine rettigheder, kan du kontakte:
Neptun Apotek
Stormgade 2, 6700 Esbjerg
Tlf. nr.: 75128077
E-mail: neptun@apoteket.dk
Ændringer i persondatapolitikken
12.0 Såfremt vi foretager ændringer i Persondatapolitikken, vil den nyeste version af Persondatapolitikken altid være tilgængelig på Hjemmesiden.
12.1 Denne version af Persondatapolitikken er dateret den 07-04-25.